Como iniciar una Pyme Persona Jurídica en Costa Rica y no morir en el intento

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Antes de comenzar con los pasos básicos vamos a definir que es una Pyme en Costa Rica, según la Ley No. 8262. Ley de Fortalecimiento de las Pequeñas y Medias Empresas y sus reformas, se entiende por pequeñas y medianas empresas (pymes) toda unidad productiva de carácter permanente que disponga de los recursos humanos, los maneje y opere, bajo las figuras de persona física o de persona jurídica, en actividades industriales, comerciales, de servicios o agropecuarias que desarrollen actividades de agricultura orgánica. Cabe destacar que vía reglamento se definen otros factores que caracterizan a las pymes en Costa Rica como lo son el número de trabajadores, los activos y las ventas.

Ahora sí aclarado este aspecto, que debemos hacer para definir una empresa en Costa Rica.

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Paso No.1 Idea de la empresa

En este primer paso, debemos tomar la decisión de constituir y conformar una empresa. Para ello, es necesario realizar un estudio de mercado y un plan de negocios que defina la hoja de ruta inicial de la empresa. Además, debemos establecer el proyecto de constitución de la empresa con el fin de determinar el alcance, costo y tiempo. También es crucial evaluar si es necesario inscribir o registrar la Marca o Nombre Comercial. Asimismo, es esencial conocer todos los aspectos y legislaciones vigentes para valorar la factibilidad y viabilidad de llevar a cabo el proyecto empresarial.

Los costos de inversión en este paso son muy variados, ya que dependen del sector o mercado donde se desarrollará la idea de negocio. Generalmente, los negocios regulados y/o supervisados por entidades gubernamentales suelen tener un mayor costo. Esto se debe a que dichas entidades buscan garantizar que las empresas recién
establecidas cumplan con estándares operativos y de control interno adecuados para mitigar los riesgos a los que se enfrentará nuestro futuro emprendimiento.

Paso No. 2 Definir los elementos de control de nuestra organización

En este paso, es fundamental considerar el modelo de trabajo que adoptará nuestra empresa, ya sea funcional, basado en procesos, orientado a proyectos o matricial. Esto se realiza con el objetivo de definir tanto las políticas estratégicas como las operativas de la organización. Además, es necesario documentar a través de procedimientos y formularios los controles internos mínimos que deberíamos establecer en nuestra organización. El propósito de esta medida es salvaguardar los recursos y prevenir posibles fraudes.

Paso No.3 Constitución de la empresa

Se debe contar con la asesoría de un abogado y notario público para realizar la inscripción de la empresa, en este paso deberás considerar todos los aspectos de la idea del proyecto y nombrar una Junta Directiva, establecer el objetivo de la empresa, su capital accionario, sus accionistas y donde estará domiciliada la empresa. Para este paso deberás invertir entre 150 mil y 200 mil colones costarricenses aproximadamente.

Paso No. 4 Inscripción de la marca

Si decidiste registrar el nombre comercial o marca debes invertir aproximadamente entre 50 y 150 dólares norteamericanos para los trámites que corresponden ante el registro de marcas del registro de la propiedad. Adicionalmente, deberás conseguir asesoría o ayuda de un profesional en diseño para definir y establecer el manual de marca de la organización, para esta asesoría puedes invertir entre 150 USD y 1500 USD, todo depende de que empresa asesora utilices. Sin embargo puedes utilizar muchas herramientas tecnológicas para diseñar tu marca sin asesoría profesional pagando tan solo entre 5 y 50 USD por descargar el archivo el cual se diseña a partir de una serie de parámetros solicitados por la aplicación o sitio de diseño.

Paso No. 5 Inscripción ante tributación (Ministerio de Hacienda)

Este paso conlleva la necesidad de estar asesorados por un profesional en Contabilidad de preferencia un contador público autorizado, ya que por la coyuntura que está atravesando Costa Rica con la Ley No 9635. Ley de Fortalecimiento de las Finanzas Públicas, ahora el impuesto de ventas de los productos pasará a llamarse impuesto de valor agregado y además todos los servicios deberán pagar impuestos, cabe destacar que existen algunos servicios que tiene tratamientos diferenciados.

Te recomiendo que revises las leyes, reglamentos y manuales relacionados con este tema, ya que la responsabilidad de esto recaen en nosotros y no en nuestros asesores externos, de esta forma te darás cuenta, que tú mismo puedes realizar muchas de las cosas que establece la ley y sus reglamentos, y recuerda ahora tendrás que declarar todos los meses ante tributación.

Paso No. 6 Apoyo de Herramientas automatizadas para el control interno

Según el negocio que emprendamos existen varias herramientas en el mercado que podrías utilizar, considerando el punto anterior, al menos debemos tener una herramienta automatizada para poder realizar la facturación de los productos y servicios, por eso te recomendamos que busques asesoría de una empresa o un profesional en tecnologías de información que te pueda guiar en el proceso.

Paso No. 7 Apertura de Cuentas en los Bancos

En este paso debes considerar los elementos definidos en tu proyecto de negocio, ya que si pretendes recibir pagos mediante PayPal, deberás abrir cuentas en el Banco Nacional de Costa Rica, que es el único banco que tiene convenios con ellos, de aquí en adelante hay que realizar una valoración de los diferentes bancos públicos y/o privados y analizar cuales tiene mayores facilidades y mejores costos. En todo caso entre los requisitos que te van a pedir están una copia de la Personería Jurídica, las copias de las cédulas de los representantes legales y al menos una proyección de los estados financieros de la empresa realizada por una contador público autorizado, lo anterior ya que se debe garantizar el origen de los fondos y cumplir con lo establecido en la Ley No. 7786. Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado, actividades conexas, legitimación de capitales y financiamiento al terrorismo y sus reformas en la Ley No. 8204.

Paso No. 8 Local de Operaciones

En este paso debemos considerar lo establecido en el proyecto y plan de negocio y comenzar en la búsqueda de un lugar para operar nuestro negocio. Una vez seleccionado, debemos solicitar el permiso de salud y la patente municipal respectiva.

Paso No. 9 Colaboradores

Es el momento de realizar la selección de nuestro equipo de trabajo, para esto puedes utilizar la ayuda de varias empresas que se dedica al reclutamiento y selección del personal, o si bien tienes los conocimientos, tiempos y capacidades puedes utilizar varias herramientas gratuitas para la publicación y promoción de empleos. En muchos casos podrás trabajar con la modalidad de contratación de servicios profesionales, pero recuerda que por temas reglamentarios para el siguiente paso al menos deberás tener una persona en tu planilla. Recuerda que en todo caso debes cumplir con lo establecido en la Ley No. 2. Código de Trabajo y su reforma procesal laboral establecida en la Ley No. 9343. Recuerda estar siempre leyendo y revisando las leyes que se identificaron durante la definición del proyecto y plan de negocio en la página del Sistema Costarricense de Información Jurídica SINALEVI. Ya que no podemos aducir el desconocimiento de las leyes.

Paso No 10. Inscripción de los Colaboradores (Planilla) ante la CCSS y Póliza de Riesgos de Trabajo

Una vez seleccionado el personal deberás considerar que al menos tiene que tener un colaborar inscrito ante la CCSS y ante la entidad aseguradora que emita pólizas de riesgos de trabajo. Recuerda que mes a mes debes reportar estos datos y además debes ir realizando reservas para los aguinaldos y pagos de prestaciones y cesantías cuando corresponda. Es importante que estas reservas sean invertidas en instrumentos financieros a corto o mediano plazo según el origen de la reserva, para optimizar los recursos de nuestra empresa.

Reflexión final

Estos pasos realmente ameritan tiempo e inversión de recursos, pero recuerda que no estás solo, ya existe toda red de elementos a nivel gubernamental como el MEIC, el INA, entre otros; así como muchas incubadoras y empresas que te pueden ayudar a sacar adelante tu emprendimiento, anímate, es momento de cambiar la mentalidad, dejar de ser empleado y convertirnos en empleadores. Las grandes economías mundiales son movidas por las PYMES, y tú puedes ser parte de la dinamización de la económica.

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